定時に退社するには、仕事を効率的に行わなければなりません。
ですが仕事はドンドン来るので、焦れば焦るほど手は動かないなんてことも……
AIで仕事の効率化ができると聞きますが、どのように活用すればよいか分からない人も多いでしょう。
そこで、日頃から生成AIを活用しながら仕事を効率的に進めている私が、初心者の方に向けて活用方法を紹介していきます。
日々の業務に追われている方は、この記事を読んで効率よく仕事をしていきましょう！
なぜ生成AIで仕事が効率化できるのか？
生成AIを仕事に活用することで効率よく仕事ができます。
なぜならAIはこれらの作業を得意とするからです。
- 何もない状態からの文章や資料の作成
- 膨大なデータからの取捨選択および要約
- 多角的な視点からの思考とフィードバック
このような特性からメール文章や議事録の作成、アイディア出しなどを効率的に行えます。
すでに生成AIを導入している企業でも実際に成果をあげています。
たとえばNEC（日本電気株式会社）では、資料作成時間が50%削減、議事録作成時間が平均30分から約5分へ短縮されました。
参考：NEC、コーポレート・トランスフォーメーション加速に向け生成AIを積極活用,日本電気株式会社,2025年12月11日確認
またLINEヤフー株式会社は、エンジニアの1日のコーディング時間を約1～2時間削減しました。
参考：LINEヤフーの全エンジニア約7,000名を対象にAIペアプログラマー「GitHub Copilot for Business」の導入を開始, LINEヤフー株式会社,2025年12月21日確認
生成AIを活用した仕事の効率術3選
生成AIを使用していきなり大幅に効率化させるのは大変ですが、できそうなことから始めるのが大事です。
これから生成AIを活用した効率術を3つ紹介しますので、どれか1つでも試してみてください。
なお本記事では、生成AIとしてGoogle Geminiを使用した例を紹介しています。
ただしどのAIでも操作は同じなので、すでに使っていたり会社で指定されたりする場合は、そちらを使用しても問題ありません。
また生成AIを使用する際は、固有名称ではなく「〇〇商事株式会社」「□□さん」など仮名に置き換え、非公開情報は入力しないようにしてください。
メール文章の作成
生成AIにメールの送信相手や用途、用件などを箇条書きで入力するだけで作成してくれます。
たとえば生成AIに次のように入力します。
次の条件にそったメール文案を作成してください。
送信相手：〇〇商事株式会社営業二課□□さん
用途：商談のお礼メール
用件：提案したパーツの取引を検討してほしい、不明点があれば問い合わせてほしい、金額についても上司に確認のうえ譲歩可能
そうすると、このように取引先へのメール文案ができあがります。
件名： 本日のお打ち合わせのお礼とご提案製品のご検討につきまして（株式会社〇〇 [氏名]）
本文： 〇〇商事株式会社 営業二課 □□様
いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の[自分の氏名]でございます。
本日はご多忙の折、お打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございました。 また、弊社提案のパーツにつきまして、熱心にご検討いただけるとのこと、心より感謝申し上げます。
本日ご紹介させていただきました製品は、貴社の生産ラインにおける効率化に大きく寄与できるものと確信しております。導入に向けて、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
ご検討いただく中で、仕様の詳細や納期、活用方法などについてご不明な点や追加の資料が必要な場合は、いつでもお気軽にお申し付けください。
また、お見積金額につきましても、本日伺った貴社のご要望を最大限に考慮したいと考えております。改めて上司とも協議を行い、条件面での譲歩を含め、柔軟に調整させていただく用意がございます。
まずは略儀ながら、メールにて本日のお礼を申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
実際はこのような画面で表示されますので、出力結果を必要に応じて修正するとメールが完成します。
議事録の作成
会議の議事録も内容を箇条書きで入力すれば、生成AIが清書します。
しかも要点ごとにまとめてくれるので、決定事項や次回までのタスクが簡単にわかり、きれいな仕上がりに。
会議のメモとして、次のように入力します。
次の会議メモを整理して、決定事項とタスクをまとめてください。
・12月1日10時
・出席者：A部長、Bさん、Cさん
・A部長：来月のキャンペーンは10日から開始でOK
・Bさん：バナー画像の制作が遅れている。3日遅れそう。
・A部長：それなら開始を13日にずらそう。Cさんは制作会社に連絡して。
・Cさん：会議が終わり次第連絡します。
そうすると、このようにまとめてくれます。
会議議事録：キャンペーン開始日の調整日時： 12月1日 10:00〜
出席者： A部長、Bさん、Cさん
■ 決定事項
キャンペーン開始日の変更バナー制作の遅延（3日間）に伴い、開始日を当初の12月10日から12月13日へ延期する。
■ タスク（宿題事項）
担当者 内容 期限・タイミング Cさん 制作会社へ連絡し、スケジュールの変更（13日開始）を伝える 会議終了後、直ちに Bさん バナー画像の制作進行管理（3日遅れでの完了確認） 継続中
会議中はポイントのみをメモすればいいので、集中して臨めます。
もし議事録のフォーマットがあるのでしたら、それも読み込ませることで、いつもの形式で作成することも可能です。
アイディア出し
生成AIは考えをふくらませるのが得意です。
そのため、こちらから条件を提示してアイディアを出させることができます。
しかもAIは、これまでに学習した膨大なデータを組み合わせて出力してくれます。
たとえば生成AIに次のように指示を出します。
以下の条件で新しいスイーツのアイディアを3個考えてください。
・対象：20代会社員女性
・販路：コンビニ
・特色：冬季限定を売り出す、SNSで拡散される商品、手に取ってみたくなる珍しい商品
そうすると、このようなアイディアが出てきました。
1. 移ろう冬の空色「オーロラ・レイヤー・フロマージュ」
【商品概要】 北欧の冬の夜空（オーロラ）をイメージした、5層構造のレアチーズケーキ。透明なカップの中に、淡いブルー、パープル、ピンクのゼリーとクリームが重なっています。
珍しいポイント: 付属の「魔法のパウダー（銀粉入りのレモンパウダー）」を振りかけると、酸味に反応してゼリーの色がゆっくりと変化し、さらに銀粉が星のように舞います。
SNS拡散ポイント: 色が変わる瞬間のリール動画や、スマホのライトをカップの底から当てて「光るオーロラ」として撮影する投稿。
冬の特色: 氷を連想させるクラッシュゼリーと、冬の澄んだ夜空をテーマにした幻想的なカラーリング。
2. もこもこ素材を食べる「テディベア・ニット・ムース」
【商品概要】 最新の3D成型技術（特殊な金型）を使用し、毛糸で編まれた「ニットの質感」を完璧に再現した、クマの形のホワイトチョコムースです。
珍しいポイント: 表面をベルベット状に加工（カカオバターのスプレー）することで、食べ物とは思えない「本物の毛糸のモコモコ感」を演出。フォークを入れるのがためらわれるほどの造形美です。
SNS拡散ポイント: 「#食べるニット」「#断髪式（食べる瞬間の動画）」など、ビジュアルのインパクトとギャップで話題に。
冬の特色: 見るだけで暖かさを感じるニットデザインと、中に隠された濃厚なベリーソースの「赤」が、冬のイベント感を演出。
3. 氷の中に閉じ込めた「クリスタル・フラワー・大福」
【商品概要】 透明度が極めて高い「わらび餅」のような生地で、旬の苺とエディブルフラワー（食用花）を包み込んだ、宝石のような次世代大福。
珍しいポイント: 従来の大福のイメージを覆す「中身が透けて見える」美しさ。苺が氷の中に閉じ込められているかのような、氷柱（つらら）を思わせるビジュアル。
SNS拡散ポイント: 断面が美しい「萌え断」はもちろん、断面から花と苺がのぞく様子が「標本みたいでエモい」と感性に訴えかけます。
冬の特色: 冬の朝の「霜」や「氷」をイメージ。冷やして食べる、ひんやりとした口当たりと苺の甘酸っぱさが、暖房の効いた部屋での贅沢に最適。
もっと欲しいなら追加で出力できますし、出てきたものを組み合わせて新しいアイディアを出すことも可能です。
生成AIを仕事に使う際のポイントと注意点
生成AIは仕事を効率化させるうえで、とても便利です。
しかし使い方を誤ると、うまくいかなかったり、トラブルの原因になったりします。
AIは完璧ではないので、指示や役割を与えないと思ったとおりの回答をしてくれません。
また入力内容を学習して出力するという性質上、入力するデータにも注意が必要です。
ポイントと注意点を踏まえて上手に活用していきましょう。
ポイント1：指示を明確にしよう
生成AIへは明確に指示する必要があります。
なぜなら指示があいまいだと文脈を正しく理解できず、ピントのずれた回答になるからです。
たとえば「メールを作成して」と指示しても、どんなメールを作成すればよいのかわからず、意図しない内容になってしまいます。
これに対し「取引先への商談のお礼メールを作成して」と入力すると、目的に応じた文章が作成される可能性が高くなります。
AIに入力する際は目的や用途、送付対象などを明確にしましょう。
ポイント2：1回で完璧にしようとしない
1回で必要な指示を明確に出すのは難しいです。
それに実際に出力されたものを見て、足りない情報がわかることも多いです。
AIは疲れたり、文句を言ったりしません。
何度もやり取りして、ブラッシュアップさせましょう。
注意点1：AIを過信しない
生成AIは時々ハルシネーションと言われる嘘をつきます。
なぜならAIは文脈を完璧に理解して回答しておらず、それらしい言葉をつなぎあわせているからです。
それに出力結果のもとになった学習データが、正しくない場合もあります。
生成AIの回答結果が正しいものか自身で確認してから使いましょう。
注意点2：セキュリティや情報管理に注意しよう
入力した内容は生成AIの学習に使われる可能性があります。
また多くの生成AIはクラウド上で動作しているため、データは外部サーバーへ送信されます。
そのため個人情報や機密情報を入力すると、意図せず流出してしまう可能性があります。
実際に行政機関である個人情報委員会は生成AIの利用にあたって、次の注意点をあげています。
- 個人情報を含むプロンプト（生成AIに指示を出すための入力文）を入力する場合には、目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認する
- 本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトの入力を行う場合は、個人データを機械学習に利用しないことを十分に確認する
参考：生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について, 個人情報委員会,2025年12月21日確認
仕事に使う場合は、生成AIの利用に関するガイドラインを確認したり、情報セキュリティ部署に問い合わせたりしましょう。
まとめ：生成AIで仕事を効率化しよう
生成AIを使うことで仕事を効率的に行えます。
しかしAIは完璧ではありませんし、使い方を誤るとトラブルの原因になりかねません。
利用方法も含めて最終的には人が判断する必要があります。
生成AIを高性能な道具として上手に活用し、仕事を効率化させていきましょう！
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